Recrutement, mode d’emploi

Pour recruter, un praticien pourra faire appel, soit à un intervenant extérieur (un cabinet de recrutement), soit à un employé du cabinet, soit, et c’est le plus souvent ce qui est constaté dans les cabinets, il s’en chargera personnellement. Si les questions du recruteur issu du cabinet s’orientent majoritairement autour du poste (il recherche avant tout un collaborateur), les questions posées par le recruteur extérieur s’intéressent à la personnalité (il recherche d’abord un profil).

Kathy Denys, fondatrice de Kathy Denys Formation, accompagne depuis plus de 15 ans les cabinets dentaires dans l’optimisation de leur fonctionnement au quotidien (et notamment en ce qui concerne les ressources humaines). Elle commence le recrutement par un entretien approfondi avec le futur employeur : « Un entretien avec le praticien permet de cerner sa manière de travailler car nous recherchons avant tout des complémentarités au niveau humain. Nous ne recrutons pas une compétence mais une personne… sachant que la perle rare n’existe pas ! »

Selon les spécialistes des ressources humaines, un recrutement se prépare et cela peut se résumer en trois mots : réfléchir, identifier, choisir. « Revenons aux fondamentaux, explique Christine Chevillard, spécialiste des ressources humaines et chargée de recrutement pour cabinets dentaires. On peut définir le recrutement comme étant l’ensemble des actions mises en œuvre pour trouver un candidat correspondant aux besoins d’une structure dans un poste donné. Le recrutement met crucialement en exergue la question du choix que ce soit pour le recruteur… comme pour le candidat ! »

Un réseau dangereux

Comme dans la plupart des autres PME, le recrutement s’effectue majoritairement par « le réseau » du cabinet dentaire (une ancienne patiente, une voisine, une amie d’amis, etc.). Le Dr Doriane Simon à Saint-Nicolas-de-Port en Meurthe-et-Moselle a recruté son assistante dentaire directement au fauteuil : « C’est mon collaborateur en discutant avec une de nos patientes en recherche d’emploi qui a fait ce recrutement “sauvage”, s’amuse-t-elle. Cette patiente au chômage s’est avérée être une ancienne assistante dentaire. Elle fait partie de l’équipe depuis maintenant 5 ans. » La plupart des cabinets avancent avoir recours au simple « bouche à oreille » pour choisir leur assistante, même s’ils reconnaissent que les résultats sont rarement à la hauteur de leurs espérances… et l’hésitation face à la décision du licenciement pour les chirurgiens-dentistes, pousse à être certain de ses choix lors du recrutement.

Le Dr Chantal Morardet, à Bayeux (14), après avoir passé une petite annonce pour un précédent recrutement reçoit « en permanence » des C.V. au cabinet. Son constat est sans appel : « Les organismes auxquels l’on fait appel pensant être “en de bonnes mains” s’avèrent très décevants, résume-t-elle. L’ANPE ou encore la CNSD ne m’ont pas été d’un grand secours. Par leur entremise, j’ai même reçu des assistantes illettrées ! À mon sens, le diplôme d’infirmière devrait être un préalable minimum pour toute postulante, mais la réalité est tout autre. »

Pas plus d’une heure

La bonne connaissance du cabinet (organisation, climat social, culture d’entreprise) et du poste que l’on propose demeure un point de départ indispensable. « Comme toute réunion, ou tout rendez-vous, une des clés de la réussite du recrutement est sa préparation, analyse Christine Chevillard. Il est impératif de savoir ce que l’on recherche, donc de savoir ce que l’on va demander au candidat, et de bien connaître le poste que l’on propose. » Concrètement, un premier rendez-vous ne doit pas être trop long, et en général ne doit pas durer plus d’une heure. On pourra faire revenir la candidate pour la présenter à ses futurs collègues si leur avis est important, et, le cas échéant, à nos associés, pour qu’ils rencontrent et « valident » l’embauche de leur futur salariée ou collègue.

Le Dr Houver a recruté Peggy, Virginie et Angèle en se fiant aux petites annonces de son quotidien régional les « dernières nouvelles d’alsace ». Un recrutement « au fil des besoins du cabinet », dont il est très satisfait : « J’ai mené une conférence à l’ADF sur l’organisation du cabinet dentaire, explique le Dr Houver. C’est dire si je suis attentif à ce type de problématique. Mes assistantes ont chacune le poste qui correspond à leur profil et compétences. Lors de l’entretien de recrutement c’est leur motivation qui importe. Une fois intégrées c’est leur implication dans le travail au cabinet et leur responsabilisation qui fait le reste. »

Réfléchir, identifier, choisir

1- Réfléchir

Tout d’abord, réfléchir à l’organisation du cabinet : une bonne connaissance du climat de l’entreprise s’impose. Effectivement, notre nouvelle recrue va devoir s’adapter à l’ambiance du cabinet. Définir le poste : réfléchir et lister de façon non exhaustive toutes les tâches prescrites pour le poste, ce qui permet de hiérarchiser les besoins du poste (s’agit-il d’assistance au fauteuil pour un travail à quatre mains ? de gestion des stocks ? de surveillance de l’asepsie ? Ou d’accueil, de gestion des rendez-vous ?).

Réfléchir et définir le profil du candidat : comment imaginons-nous la personne qui occupera le poste, quelles compétences doit-elle posséder ? Ceci permet d’affiner ce que l’on souhaite en termes de formation, d’expérience professionnelle, de compétences et de qualités personnelles pour que la personne soit à l’image de l’entreprise et colle au plus près du profil recherché. « il est également intéressant de procéder à l’inverse ce que notre intuition nous dicte, conseille christine chevillard, savoir l’on ne veut pas permet souven d’arriver à ce que l’on veut… »

2- Rédiger une annonce

Attention à bien rédiger l’annonce (souvent source d’erreurs et de mauvaise compréhension de la part des candidats) : il s’agit de détailler la mission (de façon concise, inutile de se perdre dans des détails qui pourront être largement évoqués lors de l’entretien) et de demander de joindre un C.V. à la candidature accompagné de la copie du diplôme et d’une lettre de motivation.

« Plus votre annonce présentera de façon claire et précise le poste proposé ainsi que le profil du candidat recherché, plus le postulant aura de chances de se reconnaître, pourra s’y intéresser, explique Christine Chevillard, et plus il arrivera à l’entretien, préparé, sachant où il “met les pieds” en connaissance de cause et pourra vous exposer ses éléments de motivation (ce sera le second point essentiel du recrutement). » Passer l’annonce dans la presse générale, la presse professionnelle dentaire et médicale, auprès d’organismes spécialisés (maisons dentaires, écoles, organismes de formation, annuaires, forums), mais également sur des sites spécialisés de recherche d’emploi. Une fois l’annonce passée, se laisser deux bonnes semaines pour un recrutement « urgent » pour collecter les C.V., un mois dans un recrutement classique.

3- Sélectionner les C.V.

Un C.V. doit être clair, précis, détaillé, mais synthétique, relater les expériences professionnelles (de date à date en mentionnant l’employeur), lister les formations suivies, les diplômes validés (avec les dates d’obtention) et, point essentiel qui permet d’en apprendre sur la personnalité du candidat, décrire les centres d’intérêts hors professionnels ou engagements du candidat (engagements associatifs par exemple).

La lettre de motivation : très importante, elle permet au candidat de mettre en avant ses atouts et d’inciter le recruteur à le recevoir, on a ainsi une première vision de la façon dont la personne s’exprime et se présente. Si elle n’est pas une lettre type, elle permet au recruteur d’entrevoir la motivation de la personne pour le poste. Une lettre brouillonne, mal écrite, pleine de fautes d’orthographe n’incitera pas à recevoir le candidat même si son C.V. réunit les éléments convenant au poste.

Cette opération de « tamisage » a pour but de retenir les personnes dont on estime la candidature intéressante eu égard au poste proposé. L’examen des candidatures se fait sur des critères objectifs simples : ils correspondent à des éléments jugés incontournables pour le poste ou la fonction (d’où l’intérêt d’écrire un profil de poste). Il faut en théorie que 3/5 des critères soient présents pour retenir une candidature à partir d’un C.V. ou d’une lettre de motivation.

4- L’entretien et sa préparation

Une fois les candidats sélectionnés et les rendez-vous pris, il faut préparer l’entretien. Après avoir identifié sur le C.V. et la lettre de motivation les points à explorer, il est plus prudent d’annoter les questions que l’on souhaite poser. « L’entretien est quelque chose de concret, rappelle Christine Chevillard. Il ne faut jamais perdre de vue ce que l’on recherche. » L’entretien doit permettre au candidat de donner des informations sur son passé professionnel, ses aspirations et ses compétences. Pour l’employeur, il permet d’évaluer à travers une série d’investigations, les compétences, les motivations, les potentiels des candidats afin d’évaluer la pertinence de leur candidature en regard du poste à pourvoir.

• Instaurer un climat de confiance

Lors de l’entretien, il est important de mettre le candidat à l’aise pour l’amener à parler de lui (et qu’il puisse ainsi donner le meilleur de lui-même) « Fini le temps des “sergents recruteurs” piégeurs, froids, distants, inquisiteurs, qui trouvaient un malin plaisir à déstabiliser les postulants, relève Christine Chevillard. Qu’attendre de quelqu’un mal à l’aise ? Le travail consiste avant tout à découvrir la personne qui va être recrutée. » Un candidat à l’aise aura plus de facilité à parler de lui, à se dévoiler, voire se livrer et son comportement donnera des informations sur la façon dont il se comportera en entreprise. « Un peu d’humilité de la part du recruteur est nécessaire, poursuit-elle. Il ne faut pas perdre pas de vue que le candidat a toujours quelque chose à apporter. »

Une méthode différente est éprouvée par Kathy Denys Formation, qui prend le parti de véritablement confronter les différentes postulantes : « Un premier entretien collectif place toutes les assistantes en situation de stress, explique Kathy Denys. Ce test grandeur nature exacerbe les relations humaines et nous permet d’évaluer immédiatement les points clefs indispensables. Nous dirigeons l’entretien collectif pendant que l’équipe du cabinet recruteur au complet observe, écoute et se forge une opinion. Dans une autre pièce, nous débriefons ensuite sur le ressenti de l’équipe… sans que je les influence ».

On peut en guise de préambule (si on ne sait pas comment entamer la discussion), présenter au candidat la façon chronologique dont va se dérouler l’entretien. Présenter le cabinet (une bonne façon d’introduire le sujet est de demander au candidat s’il sait où il se trouve, s’il a entendu parler du praticien), puis présenter la fonction, la mission, enfin demander au candidat de se présenter.

La personnalité du candidat

Elle n’est pas réductible à ses diplômes ou formations, vite obsolètes. Une fois les compétences techniques évaluées ou validées, il faut aborder la personnalité du candidat. On peut repérer des compétences transversales et débusquer certains points de la personnalité. C’est la partie la plus difficile du recrutement. L’entretien permet de mettre au jour ce que les documents taisent.

Dans les cas où l’incompatibilité serait moins immédiate à déceler, on peut engager une discussion avec le candidat à propos de ses centres d’intérêt extraprofessionnels s’il les a mentionnés dans son C.V. Cela permet d’identifier le degré d’intégration, d’autonomie d’une personne. Par exemple, un BAFA révèlera sans doute un esprit d’équipe, un esprit entreprenant, une volonté d’intégration, un intérêt pour les autres, éventuellement une capacité à manager. Un engagement associatif révèlera une personnalité en recherche de lien social, aimant se rendre utile, et aura sans aucun doute déjà montré au candidat une première approche du monde du travail.

Un esprit curieux et créatif aura monté des projets, une personnalité méticuleuse pourrait être adepte de la broderie ou de la restauration de meubles anciens, un tempérament compétitif, voire de dépassement de soi se retrouvera chez la plupart des sportifs… On peut également procéder par un questionnaire mais attention de ne pas enchaîner les questions comme une mitraillette et de laisser le candidat s’exprimer.

Les dernières étapes

Il est important de demander au candidat s’il est intéressé par le poste proposé, pour quelles raisons, et de lui demander de donner trois éléments de motivation. On termine le rendez-vous par les informations sur le salaire, les horaires, les avantages et l’on demande au candidat s’il souhaite ajouter quelque chose. Une fois la candidate raccompagnée, prendre le temps de faire un bilan de l’entretien (on peut par exemple lister les points positifs et les points négatifs de l’entretien).

On pourra (c’est conseillé) après avoir choisi le candidat, prendre des références auprès du précédent employeur, ceci après accord du candidat. L’avant-dernière étape du recrutement est la contractualisation des engagements. La dernière étape du recrutement est l’intégration du salarié. La première impression, même si elle peut être trompeuse, n’est peut-être pas non plus à négliger. Mais attention à ne pas s’emballer, s’il est vrai que certaines personnes fonctionnent intuitivement, il n’est pas rare de faire erreur.

Le recrutement n’est pas non plus une science exacte. Un candidat, s’il est un grand habitué des entretiens (ce point étant invérifiable), peut toujours jouer le jeu de la personne très motivée, très intéressée et déjouer les « pièges » du recruteur. De plus, on ne peut jamais vraiment savoir comment va réagir un individu dans un groupe, quel qu’il soit. Au même titre que vous n’êtes certainement pas un employeur parfait, sachez qu’il n’existe pas de candidat zéro défaut.

Petits conseils

Attention aux questions fermées, exemple « Savez-vous travailler en équipe ? » posez plutôt la question « Qu’attendez-vous du travail en équipe » ? ou « Qu’appréciez-vous dans le travail en équipe ? ». Essayez également de ne pas orienter les réponses. Pour éviter tout malentendu, il est important de reformuler et faire reformuler ce que l’on dit de façon à ce que la personne ait bien compris le poste et ce que l’on attend d’elle.

Le recruteur doit savoir écouter, ne pas parler de lui ou de sa propre expérience, contrôler ses sentiments, repérer les contradictions (pour cela il peut être intéressant de revenir sur un point précédemment évoqué en posant une question contradictoire), et les éléments importants en évitant les attitudes de domination plus ou moins conscientes.

Liste (non exhaustive) des thèmes à explorer

Sur le passé

La formation
Valider les diplômes (une copie sera exigée en cas d’embauche du candidat) : pourquoi le candidat a-t-il choisi ce métier, ces formations ? Quels ont été ses critères de choix ? Il est intéressant de poser des questions sur l’adéquation entre la formation et le parcours si celui-ci ne semble pas logique.

Le parcours professionnel
Passer en revue l’expérience professionnelle du candidat : points positifs – points négatifs. On demandera au candidat d’évoquer des exemples de situations mal vécues ou les fois où il aura été fier de lui au long de sa vie professionnelle.

Exemples de questions :

Parlez-moi de votre expérience professionnelle.
Pourquoi avez-vous fait ces choix ?
Quels postes avez-vous occupé ?
Parmi tout ce que vous avez fait, qu’est-ce que vous avez le mieux réussi ?
Qu’avez-vous retiré de votre expérience professionnelle : professionnellement et humainement ?
Qu’avez-vous le plus aimé ? Pourquoi ?
Parlez-moi de vos anciens employeurs.
Pourquoi avez-vous quitté votre dernier emploi ?

Sur le présent :

Êtes-vous libre immédiatement ?
Depuis combien de temps cherchez-vous du travail ?
Quel âge avez-vous ?
Quel type de poste recherchez vous ?
Combien désirez-vous gagner ?
Quel était votre précédent salaire, ou votre salaire actuel ?

Sur le futur

Quel est votre objectif professionnel ?
Où vous voyez-vous dans 5 ans, dans 10 ans ?
Que voulez-vous devenir chez nous ?

Pour approfondir

Quels sont vos loisirs ?
Qu’est-ce que vous ne supportez pas dans un emploi ?
Parlez-moi des difficultés du travail en équipe ?
Comment vous jugez-vous, ou définissez-vous en un mot ?
Qu’attendez-vous de votre hiérarchie ?
Citez-moi une ou deux occasions où vous avez fait preuve d’initiative.
Qu’est-ce qui vous semble important de réussir dans votre métier ?
Quelles sont à votre avis les compétences nécessaires pour réussir à ce poste ?
Quelles sont les difficultés du poste ?
Que va vous apporter ce poste ?
De combien de temps avez-vous besoin pour être opérationnel ?
Que signifie pour vous réussite (personnelle, professionnelle) ?
Quelle est pour vous la décision la plus difficile que vous ayez eue à prendre ? (professionnellement)
Qu’est-ce qui vous pousse à changer d’entreprise, à quitter votre emploi ?
Pourquoi nous avez-vous contactés ?
Qu’est-ce qui a retenu votre attention dans notre annonce ?
Que pensez-vous nous apporter ?
Qu’est-ce que le poste va vous apporter ?
Qu’est-ce qui vous attire dans ce poste ?
Quels peuvent être les avantages, les désavantages de ce poste ?