4 conseils pour recruter son assistant(e) en intérim

1. Faites un choix éclairé

Explorez les différentes options

Imaginez : votre salarié est en arrêt maladie. C’est grave, vous ne savez pas quand il sera de retour. C’est ce qui est arrivé au Dr Jean-Pierre Duprez, il y a 5 ans. Que faire ? Si vous n’envisagez pas l’exercice solo, il va falloir trouver une solution de remplacement.

Les options :

1) une embauche en CDI ? Non, votre salarié est censé revenir.

2) en CDD ? Possible, d’autant qu’il existe un CDD sans terme, mais c’est laborieux. Restent deux solutions : le recours à une assistante indépendante, ou l’intérim. Après 40 ans d’exercice jusque là sans mouvements de personnels impromptus, le Dr Duprez a opté pour cette dernière solution, à deux reprises. Il y a 5 ans donc. Et il y a un an, quand le remplaçant de celle-ci – passé ensuite en CDI – l’a « planté, cinq minutes avant une pose d’implant. » « Je n’avais pas vraiment le choix, observe avec recul le praticien. Gérer l’absence est difficile quand on n’a qu’un seul employé. La première fois, j’ai dû me débrouiller seul 15 jours, avant de me retourner. » Sur le papier, l’intérim semble s’imposer en cas d’urgence. Mais avant d’opter pour cette solution, passez en revue ses avantages et inconvénients.

Pesez le pour et le contre

L’atout principal d’embaucher une assistante dentaire en intérim ? Cela pare à l’urgence. « Notre point fort, c’est la réactivité », assure Vanessa Gontier, consultante pour la société, Ami Ergalis Médical, spécialisée dans l’intérim médical et paramédical. « Quand on se tourne vers l’intérim, c’est qu’on a un besoin tout de suite, qu’on n’a pas le temps de chercher », confirme Sophie Belloir, du groupe Edmond Binhas.

Sur le papier, l’intérim présente d’autres atouts : il facilite le processus d’embauche, allège les formalités administratives et comptables, son terme est modulable, etc. Il est donc alléchant. Mais il a aussi des inconvénients, notamment son coût. « Pour ma part, ça a été ruineux. Si encore, j’avais eu le top du top… », déplore le Dr Duprez, qui ne veut toutefois pas généraliser à partir de ses expériences malheureuses.

L’intérim, comme toute autre solution de recrutement, a ses défauts et qualités… Mais est-il adapté au métier d’assistante dentaire ? Les avis divergent. Si pour Vanessa Gontier, l’intérim sort de sa confidentialité car les praticiens découvrent petit à petit, via le bouche-à-oreille, son utilité, pour Sophie Belloir en revanche, ce n’est pas pour rien si « dans le secteur dentaire, il est très rarement utilisé. » Le nœud du problème pour l’experte : les spécificités du métier, qui rendent le recrutement ardu.

2. Tournez-vous vers les bons interlocuteurs

Optez pour une agence spécialisée

Pour trouver votre intérimaire, mieux vaut vous adresser à une agence spécialisée. Elle aura une bonne connaissance des postes à pourvoir, sera plus susceptible d’avoir des profils d’assistantes dentaires, formées, mobilisables rapidement. « Nous avons un vrai réseau, assure Vanessa Gontier, qui a plus de 10 ans de mise à disposition d’assistantes à son actif. Les profils sont variés : des assistantes travaillant 4 jours sur 5 et qui peuvent donc compléter ponctuellement par de l’intérim ; des assistantes disponibles sur une plus longue durée, qui ne veulent plus des contraintes du CDI, etc. » Seulement voilà, des agences d’intérim qui s’occupent de ce recrutement de niche, il y en a peu. Et pour cause : « C’est l’un des métiers les plus complexes à recruter », assure Sophie Belloir. Pour le Dr Duprez, le recrutement n’a pas été une réussite : « Ils m’avaient promis une merveille. Elle était gentille, convenait pour la réception, mais pour le reste… » Se tourner vers une agence spécialisée ne suffit pas à garantir une bonne expérience.

Établissez une relation de confiance

Soyez transparent avec l’agence d’intérim. Fournissez toutes les informations nécessaires pour lui permettre de vous envoyer les candidats qui conviennent le mieux. Déclinez votre type d’exercice, votre philosophie… Évoquez tant le positif que le négatif. Ne taisez pas les éventuelles souffrances. « Si vous rencontrez des difficultés, il faut nous le confier pour que, justement, on puisse trouver la personne adéquate et la préparer », conseille Vanessa Gontier. De son côté, l’agence d’intérim doit fournir des gages de son sérieux : vous lui confiez votre recrutement d’assistant ou d’assistante dentaire en intérim, elle ne doit pas prendre cette tâche à la légère. Il faut qu’elle vérifie les références, organise un entretien, une rencontre entre l’intérimaire et le praticien, fasse tout pour remplacer le salarié qui ne convient pas… Le Dr Duprez n’a pas digéré de n’avoir jamais eu entre ses mains le diplôme de l’assistante, pourtant réclamé : « À un moment, je me suis demandé si elle était vraiment diplômée », déclare le praticien, qui a depuis opté pour une autre solution qu’une assistante dentaire en intérim : une assistante dentaire indépendante.

3. Formulez des demandes réalistes

Gardez en tête que trouver la perle est compliqué

Le préalable, avant de lister ce que vous recherchez chez une recrue temporaire, c’est d’avoir en tête que recruter une assistante dentaire n’est pas chose aisée. Déjà de manière générale, mais encore plus dans l’urgence, explique Sophie Belloir, ne remettant aucunement en cause le savoir-faire de la société de travail temporaire. Car même si, grâce à celle-ci, vous trouvez une assistante, qualifiée, disponible immédiatement ou au moment opportun, qui réunit toutes les compétences techniques, professionnelles… rien ne garantit pour autant que cela fonctionnera avec vous, avertit l’experte du Groupe Edmond Binhas. Car, selon elle, tous ces critères ne suffisent pas : « Sa capacité d’adaptation et de remise en question, son adhésion ou non au projet du cabinet et à son organisation, ses qualités d’empathie pour le praticien et son potentiel à acquérir de nouvelles compétences, sont plus importantes que son diplôme ou ses compétences actuelles. Alors qu’en toute bonne foi, elle peut penser être compétente en se fiant uniquement à son ancienneté, son diplôme, ou à la satisfaction de son employeur. Une assistante qui dit savoir travailler à quatre mains peut très bien savoir le faire avec le Dr Dupont, mais pas avec le Dr Durand. » C’est cette spécificité, qui, selon Sophie Belloir, rend le recrutement d’assistante dentaire en intérim bien plus compliqué que dans d’autres secteurs.

Ajustez vos besoins à l’urgence

Il vous faut composer avec cette donne. Bien sûr, faites part de vos besoins à l’agence d’intérim pour qu’elle vous propose des recrues adaptées. « Il nous faut un profil de poste, confirme Vanessa Gontier, dont la société fait aussi du placement en CDD et CDI. Détaillez ce que vous faites au cabinet, votre spécialité, exposez vos attentes : attitude recherchée, polyvalence ou spécialisation… » L’intérim, c’est pour une assistance temporaire et transitoire. En revanche, si vous souhaitez vous projeter sur le long terme avec une assistante, c’est une autre paire de manches. Là, le processus de recrutement peut être très long. « Aujourd’hui, pour trouver LA bonne personne, cela peut prendre entre un mois et un an. Aussi, je conseille aux praticiens de recruter une intérimaire diplômée pour gérer uniquement l’asepsie et la stérilisation du cabinet. Ce sont des tâches techniques sans relationnel patient qui, en attendant de trouver la perle rare, peuvent le soulager et lui permettre de passer une étape », explique Sophie Belloir.

4. Favorisez l’adaptation.

Protocolez au maximum

Comment, dans un laps de temps restreint, favoriser l’adaptation de l’assistant ou l’assistante dentaire en intérim ? L’idéal, c’est un passage de témoin en bonne et due forme. C’est ainsi que ça s’est longtemps passé au cabinet du Dr Duprez.
« Au cours de mon exercice, à part ces derniers temps, j n’ai pas eu tellement de soucis. J’ai bien vécu quelques départs d’assistantes, mais c’était prévu à l’avance, comme lors d’un suivi de conjoint, et en de bons termes. Du coup, c’était celle qui partait qui choisissait la suivante. On faisait venir la nouvelle recrue 15 jours avant le départ, pour qu’elles soient ensemble, qu’elle lui montre tout. C’est primordial, il faut qu’il y ait un passage de témoin », décrit le praticien.
Mais ça, « c’est sur le papier. Ça ne se passe quasiment jamais ainsi ! réagit Sophie Belloir. Soit pour des raisons conflictuelles, soit pour des raisons économiques, l’équipe n’a pas le temps d’organiser une semaine de tuilage ».
D’où la nécessité, selon elle, de tout protocoler. Et cela ne vaut « pas seulement pour l’intérim, poursuit-elle. Nous conseillons que les procédures soient écrites au maximum, de façon à intégrer très rapidement une nouvelle personne : règles de prise de rendez-vous, process pour changer la messagerie… Il faut passer de l’oral à l’écrit, pour que la nouvelle recrue ait un minimum de bases et soit autonome plus rapidement ». Qu’elle soit là temporairement ou non.

Ne vous laissez plus surprendre

« Souvent, même si les praticiens sont au courant du congé maternité à venir, happés par la gestion clinique du cabinet, ils ne commencent à s’en soucier que quelques semaines avant le début du congé de la titulaire. C’est trop tard pour se retourner ! » alerte l’experte en recrutement. Le secret, c’est de faire ce travail de passage à l’écrit tout au long de l’année : « C’est quand il fait beau qu’il faut réparer le toit ! Petit à petit, protocolez tous les pôles du cabinet : l’accueil téléphonique et physique, l’administratif, la stérilisation, le travail à quatre mains, la gestion des stocks… Et vérifiez constamment que c’est mis à jour. »
Pour le recrutement en particulier, « nous leur donnons des protocoles pour qu’ils soient prêts, même quand le besoin apparaît au dernier moment. On leur apprend à rester en veille, à rencontrer les candidats quand leur CV leur semble intéressant, et ce même si l’équipe est au complet ». Pour l’experte, prévoir la mobilité aujourd’hui, est essentiel : « Les assistantes restent 2-3 ans en poste, contre 15 auparavant. Les gens bougent plus qu’avant, il faut s’y préparer. »

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