Réunions d’équipe (et boîtes à idées)

Que ce soit dans notre vie personnelle ou au cabinet, la communication qui a été instaurée déterminera toujours la qualité de nos relations.

Nous avons tous un mode de communication privilégié : centré sur soi (directif), centré sur l’autre (soumis), centré sur la relation (respect mutuel). Même si nous avons les meilleures intentions du monde, dans le feu de l’action, notre parole ne sera peut-être pas toujours « impeccable ». C’est pour cela qu’il est important de créer des espaces, pour prendre le temps de communiquer autrement, se poser pour dire ce que l’on a besoin de dire, partager avec des mots venant du cœur et centrés sur la relation. En ce qui concerne la communication au cabinet, l’objectif est d’améliorer la qualité des relations au travail. Dans ce but, je vous conseille d’instaurer des réunions d’équipe et des moments de partage tout au long de la semaine.

Je vous suggère, tous les matins, de prendre cinq minutes avec votre assistante, pour faire le point sur la journée : vérifier la bonne réception des prothèses, repérer certaines difficultés de gestion de planning, prendre quelques décisions d’organisation, donner des infos personnelles sur certains patients, par exemple, Madame X a son mari hospitalisé, ou Monsieur Y vient d’être grand père… Bref, prendre connaissance de la feuille de route de la journée.

Dans l’idéal, on peut également planifier un débriefing le soir, cinq nouvelles minutes pour faire le point. Mais, dans mon cabinet, je n’ai jamais réussi à le mettre en place car tout le monde est pressé de partir, pour attraper son train de banlieue parisienne. Nous avons remplacé cela par une boîte à idées : dans notre salle de réunion, une urne avec papier et stylo est à disposition de tous. Chacun peut, à tout moment de la journée, y déposer une note sur un challenge, une info importante, un sujet à approfondir, une contrariété, une joie…

Même avec les meilleures intentions du monde, dans le feu de l’action, notre parole ne sera pas toujours « impeccable ».

Et cette boîte est ouverte tous les vendredis lors de notre réunion hebdomadaire. Cette réunion commence par d’ailleurs par l’ouverture de la boîte à idées, on lit les messages et on discute des différents sujets. Parfois la boîte est vide, parfois elle est pleine, peu importe, l’important étant de créer un espace d’expression.

Il est important dans une équipe que chacun sache qu’il peut exprimer ce qu’il veut quand il veut. C’est très rassurant. Cela ne veut pas dire que l’on peut tout dire et que tout sera bien reçu. Un espace de confiance et de bienveillance n’est peut-être qu’une utopie, mais comme tout le reste, il vaut mieux poser cette intention, choisir cette direction et s’engager à toujours faire de notre mieux pour s’en rapprocher le plus possible.

Certains coachs en gestion de cabinet vous conseilleront d’organiser la réunion le lundi matin en arrivant. Pour ma part, je préfère le vendredi avant de partir en week-end. La mémoire de la semaine est encore fraîche, c’est une pause, un sas entre le cabinet et la vie perso. Je veille à ce que tout le monde parte avec un sentiment d’accomplissement, et avec le sourire !