Quel cabinet dentaire pourrait aujourd’hui se dispenser de l’informatique ? Si les praticiens ne sont pas dans l’obligation légale d’y recourir et que certains « réfractaires » préfèrent continuer à prendre leur rendez-vous manuellement et à noter leur fiche patient sur papier, la plupart se sont tournés vers les machines dans l’espoir de gagner en efficacité. Ordinateurs, écrans et logiciels métier ont donc peu à peu envahi les cabinets. Ces derniers servent non seulement à gérer les rendez-vous mais également à stocker les informations des patients, à garder une trace des consultations ou encore à centraliser les données comptables de la structure. Mais, au-delà des logiciels, le matériel dentaire est lui aussi de plus en plus automatisé. Certains appareils radiographiques délivrent notamment des clichés directement dans l’ordinateur pour les rattacher au dossier informatique du patient. Aussi, on l’aura compris, à l’heure actuelle, un praticien ne peut pas se permettre de négliger son parc informatique et les enjeux qui l’accompagnent. Quelques conseils pour bien s’y prendre pour équiper son cabinet.

1 Savoir identifier ses besoins

Si certains chirurgiens-dentistes ont une idée très précise de ce qu’il leur faut en termes d’informatique, c’est rarement le cas de ceux qui démarrent leur activité. Laure Merametdjian, praticienne à Nantes, peut en témoigner. « En 2019, j’ai repris le cabinet d’une dentiste qui travaillait seule. Elle avait un seul poste informatique. Mais moi, j’envisageais de créer une deuxième salle de soins et d’avoir une assistante. Il fallait donc que je me rééquipe », raconte-t-elle. Après une première tentative infructueuse, Laure fait installer son matériel par une société informatique spécialisée dans l’installation des cabinets dentaires. « Quelqu’un est rapidement intervenu. Il m’a demandé quels logiciels j’utilisais et m’a posé quelques questions pour comprendre ce dont j’avais besoin. Cela concernait le stockage, le nombre de prises réseaux… Il s’agissait aussi de voir si j’avais besoin d’un lecteur CD, quelle sorte d’écran serait le mieux pour moi et comment le positionner. Très rapidement, j’ai reçu un devis et, en une heure, tout a été installé. Tout a été très bien calibré. », poursuit Laure, ravie d’avoir été aidée.

Car la praticienne l’avoue, elle n’y connaît rien en informatique : « J’ai longtemps travaillé à l’hôpital et je n’avais jamais équipé un cabinet dentaire. Si j’avais su quoi choisir, cela m’aurait peut-être coûté moins cher mais j’étais très pressée et n’avais pas le temps de comparer plein de devis. Dans mon cas, ce conseil était très précieux ». « Le technicien m’a par exemple déniché un petit scanner, grâce auquel je peux scanner la carte Vitale, les pièces d’identité… Je n’aurais jamais pensé de moi-même à ce genre de choses. », détaille-t-elle.

Depuis deux ans que son système est installé, Laure, qui n’a souscrit à aucun abonnement, n’a pas rencontré de problème majeur. « Dès que j’ai un souci, je recontacte l’entreprise qui m’a aidée. Quand il y a une petite mise à jour à réaliser et que les techniciens peuvent tout régler à distance, ils ne facturent rien. Ils m’ont juste fait payer une licence pour un logiciel à actualiser mais pas la main-d’œuvre », explique-t-elle.

Si la jeune femme a pour équiper son cabinet fait appel à Execom Informatique, qui opère en Loire-Atlantique, de nombreux spécialistes des cabinets dentaires existent à travers la France. Parmi eux, DMP Informatique, qui équipe et dépanne quant à elle les praticiens du Sud-Ouest. « Nous installons toute l’informatique des cabinets. Cela va du lecteur de carte Vitale jusqu’au générateur de rayons X, en passant par la cybersécurité », explique David Krumhorn, directeur marketing et communication de l’entreprise. Cette dernière propose plusieurs forfaits à ses clients. « Le premier niveau de services que nous proposons, très important, concerne la supervision des postes informatiques. Mes huit techniciens reçoivent les appels au bureau d’où ils peuvent superviser l’intégralité des parcs informatiques. Il s’agit de s’assurer qu’un poste est bien à jour, que l’antivirus est actif, que les sauvegardes ont été réalisées ». DMP propose ensuite différents services d’assistances et de maintenance. « Quelqu’un qui n’a pas de contrat chez nous peut appeler mes techniciens pour recevoir de l’aide mais cette prestation reviendra plus cher, avec par exemple une facturation à la minute », détaille David Krumhorn.

2 S’adresser à un prestataire spécialisé

Avant de faire appel à la société dont elle est si contente pour équiper son cabinet, Laure Merametdjian a fait l’erreur de s’adresser à un informaticien non spécialisé dans le médical, sous prétexte qu’il avait été recommandé par son conjoint. Aujourd’hui, elle le regrette. « Ce n’était pas adapté », explique-t-elle. « Il n’a pas bien compris le cahier des charges et je me suis retrouvée proche d’une période très critique où je devais élaborer des prêts, quand j’ai réalisé qu’il n’avait pas compris ce dont j’avais besoin. J’ai alors dû missionner quelqu’un d’autre en catastrophe », se souvient-elle.

« Un chirurgien-dentiste a autre chose à faire que de s’occuper des mises à jour des logiciels et de régler les problèmes de lecteur de carte Vitale qui ne fonctionne pas. Il faut qu’il soit bien entouré », abonde David Krumhorn. Aussi, d’après lui, le chirurgien-dentiste doit limiter le nombre de ses interlocuteurs. « Qu’il ne se demande pas : “Ce que l’on me propose va-t-il correspondre à ma façon de travailler et aux exigences que m’imposent les institutions ?”. » « Je conseille aux praticiens de se faire encadrer par des professionnels qui savent de quoi ils parlent », insiste le spécialiste.

3 Être extrêmement vigilant avec les données des patients

À l’ère de l’hyper-connexion, il est indispensable que les chirurgiens-dentistes soient sensibilisés à la cybersécurité. « Les ordinateurs d’aujourd’hui sont ultra-connectés. Il faut avoir un parc bien à jour, des logiciels actualisés, une messagerie sécurisée avec des antivirus et des pare-feu, parce que les données de santé sont aujourd’hui vendues à prix d’or sur le Dark Web », rappelle David K. Et de raconter le cas d’une ancienne cliente, cardiologue, à qui on a volé les données de santé de ses patients il y a un an et demi de la plus odieuse des manières. « Le vendredi soir, en partant en week-end, l’équipe a laissé les ordinateurs allumés pour ne pas perdre de temps le lundi car le matériel était vieux. Le lundi matin, quand la secrétaire est arrivée, elle a découvert un grand panneau rouge sur l’écran. » « Les données ont été cryptées, vous pouvez payer », était-il écrit. Fort heureusement, le médecin avait une assurance sécurité informatique. Celle-ci a payé la rançon en bitcoins pour récupérer les données. « Mais les clés de cryptage qu’on nous a fournies n’ont jamais fonctionné », déplore David Krumhorn. « Cette praticienne a perdu vingt ans de travail d’un coup ». « Les exemples du genre sont nombreux », alerte-t-il. C’est pourquoi, il est primordial que vous sauvegardiez régulièrement les données de vos patients. Et surtout, ne laissez pas le disque dur externe branché au serveur. « Nous avions un client médecin généraliste dont le disque dur a été crypté également », interpelle le professionnel.

Pour s’assurer de la protection des données médicales en cabinet informatique, l’informaticien en charge de l’installation a un grand rôle à jouer. « La protection des dossiers médicaux partagés est notre raison d’être », assure l’expert. « Quand le technicien prend la main sur l’ordinateur du praticien, il peut visualiser les données de santé. Tous nos techniciens ont donc signé la charte RGPD (règlement européen sur la protection des données, NDLR) en amont et ont l’obligation d’évoquer le sujet avec les praticiens », explique David Krumhorn.

De son côté, Laure Merametdjian avait déjà été formée sur le sujet par l’Inserm quand elle était chercheuse. « C’est indispensable de savoir qu’on ne laisse pas un écran allumé à la disposition de n’importe qui. Il faut sauvegarder les données sur un disque dur tous les soirs », insiste-t-elle.

Pour sauvegarder vos données, de nombreuses solutions s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser la gravure de CD-RW ou de DVR-RW, une option lente mais bon marché, un disque dur extractible (efficace mais lourd et fragile) ou encore un disque dur externe de 3,5″ (format de poche, connexion USB ou FW). La sauvegarde par bande en cartouche, moins chère au Go stockée mais relativement lente, est également une possibilité. Enfin, il existe bien sûr le mode de sauvegarde par Internet chez un prestataire à distance. Si cette dernière option est pour l’heure peu utilisée par les Français, assez méfiants, elle constitue un moyen de sauvegarde efficace pour les personnes distraites qui oublient de sauvegarder régulièrement.

Au-delà de la sauvegarde des données, se pose également la question du partage de certaines informations, censées être secrètes, sur les réseaux sociaux. « Techniquement, on ne devrait même pas partager les cas des patients sur les réseaux sociaux », rappelle Laure Merametdjian, regrettant qu’autant de professionnels de santé se prêtent au jeu. Dans la même logique, quand un patient vous demande son dossier médical par mail, réclamez une pièce d’identité avant d’accéder à sa demande.

Enfin, pensez également à protéger vos échanges téléphoniques avec des solutions cryptées. « J’entoure également les dentistes dans la partie téléphonie », explique David Krumhorn. « Il existe des solutions vraiment bon marché sur le marché mais elles sont rarement optimales. Il faut que les opérateurs s’occupent de crypter les conversations, autrement ces dernières peuvent être facilement interceptées ». Chose, donc, à éviter à tout prix dans un cabinet dentaire.

Quid de la messagerie sécurisée

Comme tout le monde, les professionnels de santé utilisent de plus en plus des applications comme WhatsApp, Telegram ou Signal pour correspondre entre eux. Mais si ces messageries sont très pratiques, elles ne respectent pas la réglementation sur les données de santé en France. Aussi, donner des informations de santé non anonymisées sur ce genre de plateforme est illégal. Or, même une information sur un patient pouvant paraître anodine sera considérée comme une donnée de santé à partir du moment où on peut tirer une conclusion sur son état de santé. Par exemple, si une infirmière prévient sa collègue de son retard chez Mme X, cela révèle que Mme X reçoit des soins infirmiers. Et même quand le nom du patient n’est pas cité, une adresse, une tache de naissance ou un tatouage sur une photo peuvent suffire à identifier une personne. C’est pourquoi, ce genre de messages intéressent de plus en plus de pirates qui les revendent au prix d’or. Pour éviter ce genre de bévues, la loi française prévoit des sanctions très sévères. Ainsi, un professionnel de santé à l’origine d’une violation de données personnelles pourra se voir administrer une amende administrative allant jusqu’à 20 millions d’euros ou une procédure des patients. Au titre de la responsabilité pénale, l’amende peut aller jusqu’à 300 000 € et 5 ans d’emprisonnement. Les chirurgiens-dentistes ont donc aujourd’hui tout intérêt à se tourner vers des plateformes spécialisées pour les soignants et sécurisées, homologuées par MSsanté, système mis en place par les pouvoirs publics avec l’ensemble des Ordres professionnels, comme Mailiz. Selon les dernières données de MSsanté diffusées en juillet dernier, 42,5 % des chirurgiens-dentistes sont désormais dotés d’une messagerie sécurisée, contre 20,3% en novembre 2019.