Pour de nombreux cabinets dentaires, l’espace est une denrée rare. Si c’est aussi le cas dans votre cabinet, cela ne signifie pas pour autant que vos patients doivent s’y sentir à l’étroit, ni que vous deviez déménager ou engager de lourds travaux pour vous agrandir. En adoptant quelques stratégies simples pour gagner de la place, vous pouvez faire en sorte que l’espace dont vous disposez fonctionne de manière efficace et efficiente, pour vous, vos équipes et vos patients.

Évaluez vos besoins en amont

Lors du choix de l’emplacement de votre cabinet, commencez par évaluer vos besoins pour déterminer si ce nouveau local pourra les couvrir. Combien de patients pensez-vous traiter chaque jour ? Quelle est la taille des pièces du local ? Peuvent-elles supporter la charge de travail à laquelle elles sont soumises quotidiennement ? Quel espace devez-vous consacrer à votre salle d’attente ? Etc. « Bien positionner l’activité du praticien et ses méthodes de soin est le premier aspect à prendre en compte, car c’est de là que va découler toute l’organisation du cabinet, confirme Daniel Jacquet, dirigeant du cabinet Archidentaire, qui accompagne les chirurgiens-dentistes dans la réalisation de leur cabinet. Une même surface ne sera pas conçue de la même manière pour tous. Suivant le profil du praticien et celui de sa patientèle, il n’y aura pas les mêmes salles d’attente ni les mêmes zones d’accueil, par exemple. »

Optez pour un aménagement (multi)fonctionnel

Pour (ré)aménager votre cabinet en fonction de vos besoins (et de votre goût !) tout en gagnant de la place, il n’est pas nécessaire de procéder à une rénovation en profondeur. Il peut suffire de réaménager une pièce pour qu’elle apparaisse plus ouverte ou pour qu’un petit espace devienne spacieux et accueillant. Pour maximiser l’espace disponible, vous pouvez aussi fixer vos ordinateurs au mur sur un bras pivotant, utiliser des équipements et technologies que vous pouvez déplacer, opter pour des meubles droits plutôt que des meubles d’angle, des meubles suspendus plutôt que des meubles sur socle, des meubles sur roulette, etc. S’il n’y a pas de place au sol pour les étagères, vous pouvez vous équiper d’armoires murales pour disposer de plus de rangement, tout en faisant bon usage de l’espace vertical disponible. D’une manière générale, il est préférable d’investir dans des meubles compacts, simples et potentiellement multifonctionnels pour optimiser l’espace de votre cabinet et permettre à tous de se déplacer de manière fluide.

Rangez les espaces de travail

Dans un espace restreint, le désordre peut facilement s’accumuler, surtout si votre activité est soutenue. Cela peut notamment avoir pour conséquences de réduire votre efficacité et de donner involontairement l’impression à vos patients que vous travaillez de façon désorganisée et peu rigoureuse. Les rangements cachés sont un moyen très simple pour éviter cet écueil et continuer à gagner de l’espace. Il existe de nombreuses possibilités de les intégrer : dans la salle d’attente, les banquettes rabattables ou les tiroirs coulissants peuvent constituer des espaces de rangement pratiques sous les sièges, dans la zone d’accueil, des portes dissimulées peuvent offrir une autre possibilité de rangement, etc. Grâce à ces solutions de rangement fermées, vous donnerez l’impression que votre espace est plus grand et vous maximiserez le confort de vos patients.

Améliorez votre système de stockage

Prenez le temps de déterminer quels sont les équipements et fournitures dont vous avez besoin, à quelle fréquence et en quelle quantité. Vous pourrez ainsi désencombrer vos espaces de travail en laissant dans votre stock de tout ce qui n’est pas essentiel. Vous pouvez envisager un système de rangement centralisé pour vous et votre personnel, afin de disposer d’un endroit unique pour tous vos stocks. Cela vous permettra de gagner de l’espace tout en étant plus efficace, le stockage centralisé permettant de réduire la quantité de mobilier dans les zones de travail, tout en facilitant le suivi des niveaux de stocks. Vous pouvez également utiliser en complément un système de stockage portable, en plaçant le matériel utilisé très régulièrement sur des chariots pouvant être déplacés d’une pièce à l’autre en fonction des besoins.

Passez au tout digital

Les apports de la dématérialisation ne sont plus à démontrer, quels que soient les secteurs, les tâches et les objets concernés. Plus faciles à sauvegarder, donc plus sécurisés, plus faciles à consulter, plus rapides à transmettre, les informations et documents numériques permettent non seulement d’économiser de l’argent mais aussi de l’espace de stockage.

Tirez le meilleur parti de l’espace disponible

Trouver un local aux dimensions parfaites pour implanter un cabinet dentaire n’est pas simple : il y aura toujours des espaces, des formes et des coins peu pratiques ou inadaptés. Au lieu de les ignorer ou d’essayer de les cacher, pourquoi ne pas décider d’accepter et d’exploiter toutes les ressources spatiales que vous offre votre local ? Car chaque mètre carré compte, étant donné que vous disposez d’un espace limité pour vous « agrandir ». La règle du jeu consistant à faire plus avec moins, certaines astuces peuvent donner l’impression que votre cabinet est plus grand qu’il ne l’est en réalité. Vous pouvez ainsi jouer sur la lumière et les plafonds hauts, qui rendent les pièces plus confortables et accueillantes, en particulier pour les personnes souffrant d’anxiété dentaire. L’utilisation d’une peinture claire de couleur chaude sur les murs peut aussi donner une impression de confort et d’aération. Autre astuce : les espaces particulièrement petits peuvent sembler beaucoup plus grands si l’on supprime les portes.

Externaliser des tâches pour gagner de la place : bonne ou mauvaise idée ?

Il n’existe pas deux cabinets dentaires identiques. Si certains optent pour l’externalisation de différentes tâches et fonctions pour gagner de la place, d’autres préfèrent tout gérer en interne, même dans un espace réduit. Avant de décider s’il est préférable pour votre cabinet d’externaliser ou non, voici donc quelques questions à vous poser : votre équipe dispose-t-elle de l’expertise nécessaire pour mener à bien toutes les tâches actuelles ? Pouvez-vous faire confiance à une société d’externalisation pour faire du bon travail ? Souhaitez-vous une solution à court terme ou à long terme ? Est-il important pour vous de contrôler tous les aspects de votre cabinet ? Etc.

La décision d’externaliser doit donc être prise en tenant compte de vos forces, de vos faiblesses et de vos besoins. « Pour un dentiste qui travaille seul, recourir à l’externalisation du secrétariat est intéressant, mais cela a moins de sens pour des praticiens associés, souligne Stefan Ghirardello, président de la société Intercontidental, spécialisée dans le mobilier pour cabinet dentaire. D’autant plus que le rôle du secrétariat n’est pas limité à la seule prise de rendez-vous. Il comprend aussi la gestion du patient après l’acte : la partie feuille de soins, règlement et ordonnance est impossible à externaliser car elle doit être assurée par quelqu’un sur place. Si ce n’est pas effectué par une secrétaire médicale, ce sera forcément à l’assistante ou au praticien de le faire, ce qui peut poser problème, car ils n’ont pas forcément le temps pour cela. »

Mettre en place des protocoles pour gagner de la place

Daniel Jacquet, dirigeant du cabinet Archidentaire nous livre ses trucs et astuces.

« Même s’il existe des astuces, qui, par la maîtrise des espaces, des formes, des matériaux et de l’éclairage, rendent les cabinets dentaires plus agréables, plus rassurants, plus confortables, et plus grands visuellement, le gain de place passe avant tout par une meilleure organisation du chirurgien-dentiste. Le nerf de la guerre consiste vraiment à mettre en place des protocoles et des méthodes. Si le praticien s’y tient, il gagnera sur tous les plans et disposera d’un cabinet plus fluide et plus ouvert. C’est pourquoi nous accompagnons les chirurgiens-dentistes dans l’optimisation de leur façon de travailler, ce qui revient finalement à les aider à optimiser le fonctionnement de leur cabinet et ainsi à gagner de la place. Nous allons par exemple réaliser des plans de zoning, grâce auxquels on explique au praticien qu’en passant d’un côté plutôt que d’un autre pour aller à la salle de stérilisation, il va gagner du temps. On parle de cinq minutes par-ci, cinq minutes par-là, mais à la fin de la journée, cela représente un énorme gain de temps et de place, par rapport à la distribution du cabinet. D’une manière générale, nous essayons de travailler sur cet aspect gain de temps / gain de place par rapport à l’outil de travail. C’est un point essentiel car les dentistes perdent une importante partie de leurs marges en raison d’une mauvaise conception du cabinet. »