Peut-on appliquer les principes du Lean Management dans un cabinet dentaire libéral ? Déclinée dans le domaine de la santé, cette approche organisationnelle peut être conçue comme une méthode de gestion de la qualité axée sur la réduction des gaspillages et l’amélioration continue de l’efficacité des pratiques dentaires. Elle est basée sur des principes développés par Toyota dans les années 1950 et est devenue populaire dans de nombreux secteurs, y compris la santé.

Les objectifs d’un cabinet dentaire sont-ils sensiblement les mêmes que ceux d’une firme automobile qui compte des centaines de milliers de salariés ? En réalité : oui. Étonnant non ? Notamment : l’amélioration de la qualité des services rendus, une réduction des coûts, une augmentation de l’efficacité et de la productivité, une meilleure satisfaction des clients/patients et une meilleure motivation du personnel.

Considéré comme l’un des précurseurs du Lean Manufacturing, le « Toyota Production System » repose sur deux piliers principaux : le juste-à-temps (Just-in-Time) et le système de production à flux tendu (Flow Production). Le juste-à-temps consiste à produire et à livrer les produits juste avant que le client en ait besoin, afin de réduire les coûts de stockage et d’éviter les gaspillages. Le système de production à flux tendu vise à minimiser le temps d’attente et les interruptions dans le processus de production.

La dentisterie Lean en 6 points

Concrètement, les principes de base de la dentisterie Lean peuvent se résumer en six points.

Premièrement, identifier et éliminer les gaspillages. De quoi s’agit-il ? Les gaspillages dans un cabinet dentaire peuvent inclure des stocks excessifs, des mouvements inutiles, des délais d’attente, des défauts dans les traitements et des processus inefficaces. Éliminer ces gaspillages revient à réduire les pertes d’énergie et à améliorer la qualité globale de la prestation.

Deuxièmement, créer de la valeur pour les patients. La dentisterie Lean encourage les praticiens à se concentrer sur la création de valeur ajoutée pour chaque patient. Cela peut inclure la réduction du temps passé au fauteuil, une communication efficace pour augmenter son taux d’acception des devis ou la montée en gamme et la valorisation de la qualité des soins.

Troisièmement, l’amélioration continue. Le système Lean cherche en permanence des moyens pour améliorer ses protocoles. Les chirurgiens-dentistes doivent être disposés à remettre en question les processus existants et à essayer de nouvelles approches pour améliorer leurs résultats. Dans cet objectif, les formations ou les coachings peuvent vous faire avancer à grands pas.

Quatrièmement, travailler en équipe. La dentisterie Lean met l’accent sur la collaboration entre les différents membres du cabinet. Cela peut inclure la mise en place de protocoles de communication clairs et l’encouragement de la participation active de tous les membres de l’équipe. Le postulat ? Les petites améliorations continues apportées au quotidien par chacun peuvent conduire à de grands résultats à long terme.

Cinquièmement, cartographier les processus. Cette étape consiste à décrire les différentes étapes qui jalonnent la réalisation d’un traitement dentaire, depuis l’accueil du patient jusqu’à la facturation. Il est important de déterminer les flux de travail et les interactions entre les différents membres de l’équipe dentaire.

Sixièmement, mesurer et suivre les résultats. Il est important de mesurer l’impact des solutions mises en place et de suivre les résultats au fil du temps. Cela permet de s’assurer que les améliorations apportées sont durables et qu’elles continuent de répondre aux besoins des patients.

Cas d’école : la gestion des stocks

Ne serait-il pas formidable que votre commande de fournitures de matériel arrive au moment précis où vous saisissez le dernier exemplaire d’un produit en stock ? Bien entendu, ce type de livraison parfaitement « juste-à-temps » est impossible étant donné la diversité et le grand nombre de produits que vous utilisez quotidiennement. La gestion des stocks est un système comme les autres, et les systèmes se perfectionnent rarement par accident… Tentons d’appliquer le Lean Management à cette composante de votre activité.

Tout d’abord, passez en revue votre inventaire avec votre assistante et déterminez le volume minimum de chaque produit dont vous avez besoin pour maintenir un stock minimal, notamment pour certaines références que vous consommez fréquemment et dont vous ne pouvez tout simplement pas vous passer. Ces unités de gestion des stocks (ou UGS) doivent avoir un volume minimum plus important pour pallier les délais de temps entre la commande et la livraison. Puis, reproduisez cet exercice pour chaque référence.

Ensuite, établissez un budget mensuel. Vous pouvez donner à votre équipe un budget pour la commande de matériel qui aidera à éviter les stocks inutiles. Si vous constatez que vous dépassez régulièrement cette somme, vous pouvez commencer à en explorer les raisons. Le plus souvent, l’explication est simple. Vous commandez trop de matériaux par habitude et ils expirent… Une parfaite illustration du concept Muda (voir ci-contre).

Dans les années 1980, l’approche japonaise de l’ingénierie industrielle a commencé à se propager aux fabricants du monde entier. Pour être concurrentielles, les « entreprises » dentaires, qu’il s’agisse de petits cabinets ou de regroupements de praticiens, doivent aujourd’hui apprendre à alléger leur modèle de fonctionnement… Disons-le clairement, ces principes représentent une nouvelle philosophie de gestion et un changement culturel pour toute l’équipe dentaire.

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Trois concepts phares

Six Sigma

Il s’agit d’une méthodologie de gestion de la qualité qui vise à réduire les défauts dans les processus de production et les opérations d’une entreprise. Elle utilise des outils statistiques pour identifier et éliminer les causes profondes des problèmes. Six Sigma se base sur une approche rigoureuse et structurée, appelée DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler), qui permet de suivre les étapes clés de l’amélioration continue. Six Sigma est devenu une approche populaire dans de nombreuses industries, notamment l’industrie manufacturière, la finance, les services mais aussi… la santé.

Kaizen

La traduction littérale signifie changement (kai) pour devenir bon (zen), mais la philosophie est un terme japonais qui signifie « amélioration continue » ou « changement pour le meilleur ». Il s’agit d’une philosophie de gestion qui met l’accent sur l’amélioration constante des processus et des pratiques de travail en impliquant l’ensemble des employés de l’entreprise dans cette démarche.

Le concept de Kaizen repose sur l’idée que de petites améliorations apportées au quotidien peuvent conduire à de grands résultats à long terme. Cette approche vise à créer une culture d’amélioration continue et à encourager les employés à chercher constamment des moyens d’améliorer leur travail, leur environnement et leur performance.

Muda

Ce terme japonais définit le « gaspillage » ou la « non-valeur ajoutée ». En gestion, le concept de Muda fait référence à toutes les activités ou processus qui ne contribuent pas à la création de valeur pour le client ou pour l’entreprise. Ces activités sont considérées comme inutiles et peuvent entraîner des coûts supplémentaires, une baisse de la qualité, une réduction de la productivité et une perte de temps.