Contrôle URSSAF : mode d'emploi

Dans un système déclaratif, où le cotisant s’acquitte des cotisations sociales sur la base de ses déclarations, un contrôle a posteriori des organismes de collecte et particulièrement l’URSSAF est une nécessité. Si cela se comprend, il n’en demeure pas moins qu’il n’est jamais très agréable de le subir.

L’étendue du contrôle

Le contrôle URSSAF a pour but de vérifier le respect, par les employeurs et les travailleurs indépendants, de leurs obligations en matière de cotisations et contributions sociales. Le champ d’intervention des contrôleurs est vaste. Ils ne se contentent pas de vérifier les bulletins de salaires de l’assistante. Ils examineront également les éventuels Plans d’Épargne Entreprise (PEE), les modalités de rupture des précédents contrats de travail, les frais professionnels, le respect des conditions d’attribution des mécanismes d’exonération de charges, etc. Le contrôle va porter sur une période de 3 années plus l’année en cours (5 ans en cas de travail illégal), soit pour un contrôle réalisé en 2018, sur l’année en cours et les années 2017, 2016 et 2015.

Pour les cotisations sociales dont sont redevables les travailleurs indépendants, cette durée s’apprécie à compter du 30 juin de l’année.
Les points ayant déjà fait l’objet d’une vérification ne pourront, pour une même période, faire l’objet d’un nouveau contrôle.

Le déroulement du contrôle

Hormis le cas de recherche d’infractions pour travail dissimulé, le cotisant est préalablement informé du contrôle. Le contrôle peut se faire sur pièces ou sur place, dans les locaux du cabinet.

Le contrôle sur place

Tout contrôle est précédé, au moins 15 jours avant la date de la première visite du contrôleur, de l’envoi d’un avis de contrôle. Le contrôle se déroule généralement dans les locaux du cabinet mais peut avoir lieu chez l’expert-comptable si le praticien et l’inspecteur le souhaitent. L’inspecteur dispose de pouvoirs d’enquête. Il pourra notamment se faire communiquer tout document nécessaire à l’exercice du contrôle et interroger les personnes rémunérées, salariées ou autre, au sein du cabinet. Un échange entre le contrôleur et la personne contrôlée s’instaure alors. À l’issue du contrôle, la personne contrôlée reçoit une lettre d’observations. Celle-ci mentionne l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée, et la date de la fin du contrôle. Si le contrôle ne se traduit pas par un redressement, la lettre mentionnera expressément l’absence totale d’observation ou, éventuellement des recommandations pour l’avenir. À l’inverse, si un redressement est envisagé, la lettre mentionnera les éventuelles observations formulées par le contrôleur. Elles devront être motivées et indiquer le montant des redressements et des éventuelles majorations encourues. À compter de la réception de la lettre d’observations, la personne contrôlée dispose d’un délai de 30 jours pour y répondre. Si le redressement est maintenu, le cotisant reçoit, par lettre recommandée avec accusé de réception, une mise en demeure notifiant le redressement.

Durée du contrôle

En tout état de cause, la durée entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations ne peut excéder trois mois. Cette période peut être prorogée une fois à la demande de l’employeur contrôlé ou de l’URSSAF.

Le contrôle sur pièces

Les cabinets dentaires peuvent également faire l’objet d’un contrôle dit « sur pièces ». Version plus allégée du contrôle sur place, le contrôle sur pièces offre cependant les mêmes garanties procédurales : envoi d’un avis de contrôle, lettre d’observations, durée maximale de la procédure, etc.

Il est réalisé dans les locaux de l’URSSAF à partir des éléments en sa possession et de ceux demandés pour le contrôle. La présence de la personne contrôlée n’est donc pas nécessaire, mais des échanges écrits ou téléphoniques peuvent avoir lieu. En cas de non-transmission des documents demandés ou lorsque l’examen des pièces nécessite d’autres investigations, le contrôle sur pièces se poursuit en contrôle sur place. La personne contrôlée en est alors informée. En dehors de toute procédure de contrôle, l’URSSAF a toujours

la possibilité de vérifier les déclarations des employeurs et leur demander des informations complémentaires le cas échéant.

Les bons réflexes à avoir

Un contrôle URSSAF n’est pas une fatalité, surtout quand il est bien préparé. Les conseils qui suivent relèvent parfois du bon sens mais le stress généré par un contrôle URSSAF fait parfois commettre des impairs.

Mettre à jour vos dossiers comptables et administratifs avant le contrôle

Avant l’arrivée du contrôleur, une mise à jour des documents comptables et administratifs est souhaitable. Dans la mesure où ces documents seront demandés par l’inspecteur, autant anticiper sa venue et mettre à jour ce qui doit l’être. Par exemple, un registre unique du personnel doit être tenu dans tout cabinet dentaire employant des salariés. L’absence d’un tel registre, le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 3 750 € d’amende par salarié concerné.

Préparer avec soin les documents demandés

Dans sa mission de contrôle, l’agent peut se faire communiquer tout document utile. Il ne sert à rien de rechigner à lui transmettre les pièces sollicitées. Cela lui donnera simplement l’impression que vous avez des choses à cacher. À l’inverse, plus vite il aura les documents qu’il demande, moins il aura envie d’aller plus loin.

Conserver son calme et sa courtoisie

Ainsi, même si votre présence n’est pas obligatoire, elle est fortement souhaitée. De la même façon, il ne sert à rien d’enfermer le contrôleur seul dans une pièce sans un bonjour. Un minimum de politesse est exigée, et ce même lorsque l’on se sent agressé par le contrôleur.

Être de bonne foi

Il ne s’agit pas d’évoquer les points litigieux sans y être invité mais ne cherchez pas non plus à nier l’évidence. Il est important que le contrôleur soit convaincu de votre bonne foi. Si votre expert-comptable est en charge du social du cabinet, n’hésitez pas à le solliciter à cette occasion. A fortiori, parce qu’en cas d’irrégularités, sa responsabilité pourrait être engagée.

La contestation du contrôle

Si malgré tout cela vous êtes redressé, il est toujours possible de contester ce redressement. Il convient alors de saisir la commission de recours amiable dans un délai de deux mois à compter de la réception de la mise en demeure. À cette occasion, il est préférable de vous rapprocher d’un professionnel qui saura vous assister et porter un regard avisé sur votre dossier. Qui sait, peut-être qu’il trouvera un vice dans la procédure qui fera tomber tout le contrôle…

Zoom sur le droit à l’erreur

Promesse de campagne du candidat Macron, la loi du 10 août 2018 pour un État au service d’une société de confiance vient de mettre en place un droit à l’erreur ou plus exactement un « Droit à régularisation en cas d’erreur ». Désormais, toute personne de bonne foi, ayant méconnu, pour la première fois, une règle de droit ou commis une erreur matérielle, dans ses relations avec une administration, pourra la régulariser sans se voir appliquer de sanction pécuniaire. Le champ d’application de ce droit à régularisation en cas d’erreur est toutefois relativement restreint. En effet, d’une part, il ne s’applique qu’aux erreurs régularisables, ainsi tout retard ou omission de déclaration ne pourra pas faire l’objet d’une régularisation.

D’autre part, ce droit n’est que supplétif, c’est-à-dire qu’il ne s’applique qu’en l’absence de dispositions spéciales. En pratique, cela signifie que les erreurs effectuées sur les Déclarations Sociales Nominatives (DSN) étant corrigeables par un mécanisme particulier, elles ne devraient pas rentrer dans le champ d’application du droit à l’erreur. Ce document regroupant les déclarations qu’un employeur peut être amené à faire pour ces salariés, l’intérêt de l’instauration d’un droit à régularisation en cas d’erreur.