Savoir tirer le meilleur parti de la période d’essai !

Si l’expérience et la sagesse populaire nous apprennent que la première impression est souvent la bonne, un vieil adage nous incite cependant à la prudence : l’habit ne fait pas le moine ! Le recrutement passé, armé des outils de management les plus éprouvés, de l’avis de votre première assistante, de votre conjoint, et avec les lettres de recommandation du précédent cabinet, il y a tout lieu d’imaginer pouvoir épargner à votre nouvelle recrue une période d’essai. Il est pourtant vivement recommandé de mettre à l’épreuve des faits l’enthousiasme et l’intuition de départ, tout en gardant présent à l’esprit que la réciprocité est de mise et que durant sa période d’essai, la nouvelle recrue peut elle aussi y mettre un terme à tout moment. Afin d’éviter les départs précipités et pour identifier les erreurs de casting, l’étape cruciale de l’intégration d’un nouveau salarié doit mobiliser toute votre attention.

Savoir accueillir

L’accueil d’un nouveau salarié, même s’il est le fruit d’une réflexion en amont et d’un réel besoin, demande inévitablement des aménagements dans le cabinet ; les anticiper, c’est la meilleure façon de débuter une collaboration dans les meilleures conditions. Commencez par formaliser un « parcours d’intégration » commun à tous les recrutements qui servira de conducteur à la première journée du nouveau salarié. Cela peut passer par la remise d’un livret d’accueil, un entretien de bienvenue (cela peut être autour d’un café de bienvenue), une formation aux process informatiques du cabinet (assuré par un employé déjà en place ou par le fournisseur), la visite complète du cabinet (même s’il a déjà été visité lors de l’entretien), etc. Le premier jour, le manager doit prendre le temps de recevoir le nouveau venu et de le présenter aux autres membres de l’équipe. Tout doit être prêt, du contrat au poste de travail, car il est très déstabilisant d’arriver et de s’apercevoir que l’on n’a pas de place dans le vestiaire, pas de tenue, ou que personne n’a été prévenu. Pour une nouvelle venue au poste administratif, il est toujours plus agréable d’être accueillie avec du matériel neuf, prévu pour elle : un simple pack de fournitures de bureau basique (stylos, chemises, classeurs, bloc-notes, liste téléphonique…) suffit à se sentir à l’aise. De même, s’il existe des tenues particulières pour le cabinet, veillons à ne pas donner à une nouvelle arrivée la tenue d’un éventuel prédécesseur. Ce ne sont que des gestes d’accueil (l’accès au cabinet expliqué, une place pour se garer, un vestiaire, un bac à son nom…) qui ne demandent pas beaucoup d’investissement à l’équipe en place, mais qui ont un impact indéniable.

Même si cela va sans dire, pensez également à bien formaliser les objectifs et les missions du poste, cela évite les malentendus ou les crispations bien inutiles.

Le temps de faire le point

Le premier mois de l’intégration d’une nouvelle personne au cabinet, ne lésinons pas sur la communication, qui pourra s’espacer une fois l’embauche validée. Un entretien hebdomadaire semble un minimum pour s’assurer que le nouvel arrivant a bien compris le fonctionnement du cabinet et qu’il s’y intègre sans trop de difficultés.

C’est l’occasion, également, de vérifier si :

• ses compétences techniques sont telles que prétendues avant la prise de poste,
• les règles sont respectées (ponctualité notamment : le recadrage doit être immédiat),
• la motivation est manifeste,
• la capacité à s’intégrer à l’équipe et à savoir se comporter avec les patients est au rendez-vous.

Ces entretiens indispensables donnent l’occasion de pointer ou de repérer des problèmes (peut-être simplement liés à un manque d’informations). Inutile que ces vérifications durent des heures ; elles permettent de donner un feed-back à la nouvelle recrue et de mettre en place des actions correctives le cas échéant. Il est légalement possible de renouveler À retenir une fois cette période d’essai, ne vous en privez pas (deux mois passant très rapidement) et indiquez dès le premier entretien qu’il est d’usage au cabinet de renouveler systématiquement cette période.

La nouvelle recrue ne se sentira ainsi pas « mise sur la sellette » au terme du premier mois et pourra elle aussi valider son choix. Il n’est jamais facile dans les petites structures qui ne bénéficient pas d’un service RH dédié d’avoir à se séparer de personnes avec lesquelles on travaille côte à côte depuis des mois ou des années : savoir identifier que « ça ne collera pas » au bout de la période d’essai évite bien des désagréments futurs.

L’état d’esprit aussi

Évaluer les compétences techniques de la nouvelle recrue n’est pas très compliqué, mais on attend aussi d’elle qu’elle s’approprie  la culture d’entreprise du cabinet. « Une personne peut tout à fait être parfaitement compétente cliniquement ou administrativement sans avoir l’état d’esprit adéquat, explique Alain, praticien en Ardèche. Et dans ce cas-là, comment maintenir la cohésion du groupe ? J’ai embauché une assistante senior pour renforcer l’équipe qui ne savait plus où donner de la tête. La bouffée d’oxygène à l’arrivée de Jacqueline a été indéniable. Avec ses 50 ans et 30 ans d’expérience, elle connaissait le métier sur le bout des doigts.

Pendant sa période d’essai, Christine, une assistante présente dans l’équipe a voulu fêter son anniversaire. Au cabinet, nous avons pour habitude de célébrer cela par un déjeuner pris tous ensemble, au cabinet, où chacun participe à sa façon. Jacqueline a indiqué qu’elle ne souhaitait pas y prendre part et a amené “sa gamelle” qu’elle a mangée seule dans son coin. Je me suis interrogé, peut-on ne pas recruter quelqu’un sous un prétexte aussi léger que celui-là ? J’ai sondé l’équipe et tout le monde m’a dit ne pas être à l’aise avec elle, mais personne ne voulait la voir partir pour le soulagement qu’elle apportait au quotidien. Nous l’avons gardée… pour la licencier deux ans plus tard tellement elle avait réussi à pourrir l’ambiance du cabinet ! Je suis convaincu aujourd’hui que l’état d’esprit est plus important que savoir assister au fauteuil ou faire lasté ! »

Trancher

La fin de la période d’essai approche, le moment est venu de trancher. Si les grilles d’évaluation ont été correctement remplies, votre décision sera basée sur à la fois sur des observations objectives et factuelles et non sur votre seul ressenti (avez-vous envie de travailler 8 heures par jour, 5 jours par semaine avec cette personne pour les prochaines années ?). Si la décision finale est de ne pas embaucher la personne qui a passé un ou deux mois au sein du cabinet, mieux vaut lui en expliquer les raisons : « La ponctualité est un critère non négociable pour nous, en un mois d’essai vous êtes arrivée deux fois en retard de plus de 15 minutes. Il est important pour nous de pouvoir compter en toute confiance sur la fiabilité des assistantes, nous ne pourrons malheureusement pas conclure cette période par une embauche. »

Ou encore : « Notre cabinet compte deux praticiens, un collaborateur et deux assistantes, nous avons remarqué que depuis votre arrivée des tensions ont émergé et que vous étiez restée isolée sans prendre part aux repas ou aux pauses en commun. L’intégration à l’équipe en place ne s’est pas faite, malgré la prolongation de la période d’essai. Nous ne pouvons pas nous permettre de créer des dissensions au sein de l’équipe en place et avons décidé de ne pas concrétiser votre période d’essai par une embauche. »

Cela semble (peut-être) un peu raide, mais n’oublions pas que la période d’essai est comparable à une « lune de miel » où l’euphorie des débuts est là et où chacun montre son meilleur visage, deux retards le premier mois ou des soucis de sociabilité n’augurent pas une ponctualité sans faille pour les prochaines années. Si, en revanche, vous êtes convaincu de tenir un bon élément, n’hésitez pas à ritualiser l’intégration effective à l’équipe en scellant l’embauche définitive par un déjeuner ou par un pot d’accueil organisé avec l’ensemble des membres du cabinet. Il n’existe pas beaucoup de moments managériaux de cette nature, profitons-en : l’attachement du nouveau salarié à l’équipe n’en sera que plus solide !